Page 133 - Manual Elemental AdminPAQ

Computación en Acción, S.A. de C.V.
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Capítulo 3
Captura de documentos
Cómo realizo el cierre del ejercicio
Qué es El cierre de ejercicio es un proceso que indica el término de un periodo de trabajo
generalmente vinculado al ejercicio fiscal de la empresa. Por otra parte, este proceso deberá
realizarse de cualquier manera al terminar un año, ya que AdminPAQ sólo permite manejar
un año futuro al actual.
Este proceso AdminPAQ lo realiza de forma automática, actualizando los saldos y
existencias; además, actualiza las tablas de fechas para la captura del siguiente ejercicio
comercial.
Qué
modificaciones
realiza
Al aplicar el cierre de ejercicio, AdminPAQ:
• Prepara los saldos para el siguiente ejercicio.
• Modifica el ejercicio actual de los datos de la empresa.
• Cambia el día de trabajo al primero de enero del nuevo ejercicio.
Requisitos
previos
Antes de realizar el Cierre del ejercicio considera la siguiente información:
• Respalda la empresa.
• Verifica que todas las modificaciones y ajustes se hayan realizado.
• Revisa que los productos no tengan existencias negativas o captura en desorden.
• Verifica que todos los documentos estén afectados/emitidos/timbrados.
• Ejecuta los reportes necesarios para el análisis anual.
Consideraciones
especiales
Si en la empresa se realizó captura en desorden, maneja existencias negativas o bien,
existen documentos sin afectar, el proceso de Cierre no podrá llevarse a cabo, por lo que se
recomienda realizar lo siguiente:
• Ejecutar el reporte Existencias del Almacén para identificar los productos que
tengan errores y corregirlos.
• Ejecutar el reporte Movimientos sin Afectar para identificar los productos que no
estén afectados.
• En caso de que no existan documentos sin afectar y el sistema envía el mensaje
indicando lo contrario, ejecuta el proceso Afectación de Saldos de Forma Masiva y
la utilería Verificación de documentos (marcando cada opción).
Restricciones Una vez que se ha cerrado el ejercicio, no será posible crear, modificar, cancelar o eliminar
los documentos del ejercicio en cuestión, sólo podrán consultarse e imprimirse.
Recomendaciones Aunque el cierre del ejercicio es muy sencillo, AdminPAQ permite la captura de documentos
de un ejercicio futuro sin necesidad de realizar el cierre del ejercicio, sin embargo, se
recomienda realizarlo ya que no es posible capturar documentos de dos ejercicios futuros.
Ejemplo : Si el ejercicio actual es 2011, podrás capturar documentos del ejercicio 2012, sin
embargo, no será posible capturar documentos del 2013, por lo que deberá realizar el cierre
del 2011 para que puedas capturar 2013.
Por dicha razón, se podrá realizar el cierre del ejercicio cada dos años, aunque se
recomienda que sea cada año.
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